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Lohn- / Gehaltsabrechnung

Wir unterstützen Sie mit moderner Lohnbuchführung & Gehaltsabrechnungen

 

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, entgeltlich Beschäftigte (Angestellte, Arbeiter, Aushilfen) bei Aufnahme der Tätigkeit sozialversicherungsrechtlich anzumelden und nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses wieder abzumelden. Während der gesamten Dauer der Beschäftigung, hat der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer die Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Folglich muss er entsprechende Erklärungen fristgerecht abgeben. Gleichermaßen muss er Sozialversicherungsleistungen des Arbeitnehmers bei den Sozialversicherungsträgern anmelden und abführen. Gegenüber dem Arbeitnehmer hat er Lohnabrechnungen & Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Die abgeführten Beträge zu Lohnsteuer, Kirchensteuer, ggf. Solidaritätszuschlag und den Sozialversicherungsträgern muss er bescheinigen. Aufgrund der sich ständig ändernden Gesetzeslage und der Vielfalt der Aufgaben ist jedem Arbeitgeber zu empfehlen, diese Arbeiten von einem Steuerbüro durchführen zu lassen. Die Bearbeitung der Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen bieten wir in der Kanzlei Krüger zu einem relativ geringen monatlichen Entgelt an. Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen beantworten wir auch Rückfragen der Ämter, durch die Sie sich nicht belasten müssen. Weiterhin betreuen wir die in regelmäßigen Abständen durchzuführenden Prüfungen durch die Rentenversicherungsträger, Berufsgenossenschaften, Arbeitsämter, Krankenkassen und Finanzämter, die anderenfalls in Ihrem Unternehmen durchzuführen sind.

Die moderne Lohnbuchführung und Gehaltsabrechnung ist online. Sie können im Betrieb bereits Daten vorerfassen. Wir errechnen die Löhne, Abgaben und Beiträge. Die Auswertungen können Sie und Ihre Mitarbeiter online abrufen und jederzeit einsehen. Unsere Mitarbeiter bilden sich regelmäßig fort. Somit können wir Sie auch zu Fragen der Lohnsteueroptimierung durch Sachzuwendungen und Zuschläge kompetent und umfassend beraten.

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung ist, genauso wie die Lohnabrechnung, eine Auflistung über Entgelt bzw. Bezüge sowie Abzüge des ausbezahlten Gehalts oder Lohns. Sie zeigt auf, wieviel das Brutto- und wieviel das Nettogehalt beträgt. So können Arbeitnehmer und auch Arbeitgeber die Zusammensetzung des ausbezahlten Entgelts klar nachvollziehen. Häufig wird hier auch von der Entgeltabrechnung gesprochen, als Überbegriff für Lohn- und Gehaltsabrechnung. In der Regel wird die Gehaltsabrechnung einmal im Monat vom Arbeitgeber erstellt und dem Angestellten übergeben. Jeder Arbeitgeber hat in Deutschland die Pflicht, seinen Mitarbeitern regelmäßige Entgeltabrechnungen zu erstellen. Das ist gesetzlich in der Gewerbeordnung eindeutig festgehalten und geregelt.  

Gehaltsabrechnungen dienen aber nicht nur der Information für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. In gewissen Lebenssituationen wird auch ein Einkommensnachweis in Form einer Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung verlangt. Das geschieht zum Beispiel bei der Wohnungssuche, bei der jährlichen Steuererklärung oder auch bei Kreditansuchen bei Banken. Bei all diesen Aspekten dient die Gehaltsabrechnung als Auskunft über die finanzielle Sicherheit der ansuchenden Person.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?

Zu Beginn ist es wichtig, den Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung zu erklären. Eine arbeitende Person kann über zwei Arten für ihre Tätigkeit entlohnt werden, nämlich mittels Lohn oder Gehalt. Beim Lohn werden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden in einem vordefinierten Zeitraum vergütet. Das bedeutet, dass hier die ausbezahlte Summe variieren kann. Das Gehalt ist im Gegensatz eine festgelegte Summe, die monatlich ausbezahlt wird. Beim Gehalt spielt es also keine Rolle, wie viele Stunden tatsächlich vom Arbeitnehmer geleistet wurden.

Der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung ist also die Berechnung des Bruttoentgelts. Der Überbegriff für beide Arten der Abrechnung ist die sogenannte Entgeltabrechnung.

Was wird bei der Gehaltsabrechnung abgezogen?

Wie wir alle wissen, ist Brutto nicht gleich Netto. Im Durchschnitt bekommen arbeitende Personen in Deutschland ca. 60% des Bruttolohns bzw. Bruttogehalts monatlich ausbezahlt. Wie hoch der Auszahlungsbetrag, also Netto-Lohn oder das Netto-Gehalt schlussendlich ist, wird durch die Summe der Abzüge bestimmt. In der Regel gilt, je höher das Bruttogehalt, desto höher auch die Abzüge. Die Höhe der Lohnsteuer wird beispielsweise durch das Bruttoentgelt und die Lohnsteuerklasse bestimmt. Die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag werden von der Lohnsteuer berechnet. Die Sozialversicherungsbeiträge werden als fester Prozentsatz vom Bruttolohn bzw. Bruttogehalt berechnet.

Die beiden Hauptposten bei den Gehaltsabzügen sind Steuerabzüge und die Sozialversicherungsbeiträge.

1. Steuerabzüge:

Lohnsteuer
Die Lohnsteuer wird monatlich von allen Arbeitnehmern in Deutschland abgeführt. Sie ist eine progressive Steuer. Das heißt, die Höhe der Lohnsteuer steigt mit der Höhe des Gehalts oder Lohns. Je nach Bemessungsgrundlage liegt der Lohnsteuersatz bei mindestens 14% bis maximal 45%.

Ggf. Kirchensteuer
Die Kirchensteuer geht an Religionsgemeinschaften und wird von der Lohnsteuer berechnet. Sie beträgt je nach Bundesland 8 oder 9%.

Ggf. Solidaritätszuschlag
Seit 2021 wurde der Solidaritätszuschlag für den Großteil der Arbeitnehmer abgeschafft. Er war ein Zuschlag zur Einkommenssteuer und für den Wiederaufbau Ostdeutschlands bestimmt. Heute wird er nur noch bei hohen Einkommen fällig.

2. Sozialversicherungsbeiträge:

Arbeitslosenversicherung
Die Arbeitslosenversicherung ist eine der wichtigsten Sozialversicherungen in Deutschland. Sie stellt sicher, dass ein Arbeitnehmer bei unfreiwilliger Kündigung weiterhin ein Einkommen erhält. Somit hat er eine finanzielle Absicherung bis er wieder einen neuen Job beginnen kann. Die Arbeitslosenversicherung beträgt aktuell (2023) 2,4% vom Bruttogehalt und wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Also jeweils 1,2% vom Bruttoentgelt.

Krankenversicherung
Die Krankenversicherung wird in Form der gesetzlichen Krankenkassenbeiträge eingezogen. Der Beitragssatz wird vom Bruttoentgelt berechnet und ist je nach Krankenkasse unterschiedlich. Auch hier übernehmen das jeweils zur Hälfte Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Es gibt allerdings auch eine Ausnahme: Krankenkassen sind dazu berechtigt Zusatzbeiträge zu erheben. Diese muss der Arbeitnehmer selbst tragen. Je nach Krankenkasse variieren sie.

Rentenversicherung
Die Rentenversicherung beträgt derzeit 18,6 % des Bruttogehalts (2023). Sie wird ebenfalls zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen, also zu jeweils 9,3%.
 
Pflegeversicherung
Das einbezahlte Geld aus der Pflegeversicherung wird herangezogen, wenn der Arbeitnehmer im Laufe des Lebens pflegebedürftig wird. Der Beitragssatz wird vom Bruttoentgelt berechnet. Er beträgt aktuell (2023) 3,05% bei Arbeitnehmern mit Kind und 3,4% bei Kinderlosen. Auch hier wird der Versicherungsbeitrag jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bezahlt.

Welche Angaben muss eine Gehaltsabrechnung enthalten?

Gehaltsabrechnungen oder Lohnabrechnungen müssen jedem Arbeitnehmer in Deutschland vom Arbeitgeber in Textform bereitgestellt werden. Das ist gesetzlich in der Gewerbeordnung § 108 Abrechnung des Arbeitsentgelts klar definiert. Es besteht allerdings eine Holschuld. Das bedeutet, dass der Dienstnehmer die Abrechnung beim Dienstgeber abholen muss. Inhaltlich müssen in einer Gehaltsabrechnung folgende Punkte angegeben sein:

  • Name/Firma und Anschrift des Arbeitgebers
  • Stammdaten des Arbeitnehmers: Name, Geburtsdatum, Adresse und Sozialversicherungsnummer
  • Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung
  • Lohnsteuerklasse
  • Abrechnungszeitraum
  • Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge
  • Ggf. Kirchensteuerabzug, Steuerfreibeträge und Kinderfreibeträge
  • Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen, Vorschüsse
  • Art und Höhe von Zulagen, Zuschlägen, sonstigen Vergütungen
  • Mögliche Sachbezüge und Aufwandsentschädigungen


Inhaltlich aufgebaut sind Lohn- und Gehaltsabrechnungen folgendermaßen:

Kopfteil:
Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten, Abrechnungszeitraum und Urlaubstage, Erstellungsdatum

Abrechnungsteil:
Bruttobezüge, Steuern und Abzüge, Nettobezüge und Nettoabzüge, finaler Auszahlungsbetrag

Fußteil:
Kontodaten Dienstnehmer, Gesamtkosten Dienstgeber, Ggf. Hinweis zu § 108 der Gewerbeordnung

Fazit: Gehaltsabrechnungen & Lohnabrechnungen

Gehaltsabrechnungen bzw. Lohnabrechnungen müssen regelmäßig vom Dienstgeber erstellt werden, sind klar definiert und deren Pflichtinhalt ist gesetzlich geregelt. Sie müssen bei Auszahlung des Gehalts bzw. Lohns jedem Dienstnehmer bereitgestellt werden. Darin ist die Entgeltabrechnung im Detail aufgelistet. So kann ein Arbeiter oder Angestellter genau nachvollziehen, wie der Betrieb vom Bruttoentgelt zum Auszahlungsbetrag kommt. Wichtig ist auch, dass hier alle gesetzlichen Grundlagen und Fristen zeitgerecht eingehalten werden. Es ist daher ratsam, diese Arbeit von einer Steuerberatungskanzlei erledigen zu lassen. Wir können Sie bei der Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter sehr gerne mit unserer Expertise unterstützen. Sie können online bereits Daten im Betrieb vorerfassen und wir berechnen auf dieser Grundlage alle Gehälter, Abzüge und Beiträge. Die Abrechnungen sind jederzeit online für Sie und Ihre Mitarbeiter einsehbar. Fragen Sie uns einfach nach einem Erstgespräch!